Nagyon sok ember küszködik az időhiánnyal. Sokan szokták mondani: "Nekem még egy hét sem lenne elég, hogy befejezzem a munkámat". Rá szeretnék mutatni az alapvető problémákra, amit elkövetnek az emberek a témával kapcsolatban, illetve szeretnék tippeket adni, hogy bőven elég legyen a 24 óra is.
Íme hát a titok: Hogyan tudsz kihozni egy napból többet? Sok fajta időgazdálkodási tippet lehet olvasni az interneten. Nagyon hasznos, ha az ember alkalmazza és rutinná tudja alakítani a saját életében.
Összefoglaltam ezeket a hasznos információkat és az Én módszeremet szeretném bemutatni. Remélem sokat fog segíteni, Nekem működik, Neked is fog!
A módszer egy fontos összetevője: Csinálni kell, hogy rutinná váljon!!!
Egy próbát megér, ha mindennap odafigyelsz arra, hogy csinálod 30 napon belül biztosan szokásoddá fog válni.
Nézzük az általános dolgokat: 1 nap = 24 óra. Viszont nem mindegy, hogy osszuk be ezt a 24 órát, hogy a pihenésre is maradjon időnk.
Kétféle ember létezik:
- Tudatosan beosztja az idejét, prioritásokat állít fel, fókuszál a feladatokra, marad ideje pihenni
- Egyik dologból belefog a másik dologba, szem elől téveszti a fókuszt, nincs is valódi célja
Tervezés lépései:
- Gondold át, hogy aznapra milyen feladataid vannak
- Írd le egy papírra.
- Válasz ki 5 darab fontos feladatot
- Priorizáld ezeket a feladatokat
- Mindig a legnagyobbal kezd ami a legtöbb időt veszi el
- Használd a 20/80-as szabályt
- Az összes feladatot addig csináld, míg be nem fejezted
- Ha megvagy egy feladattal ugorj a következőre
- Iktass ki minden zavaró tényezőt, hogy maximálisan tudj fókuszálni, így sok idő megtakarítható
- Használj figyelmeztetőt
- Egy hasznos applikáció a következő cikkben.
Nézzük a lépéseket kicsit részletesen:
#1 Gondold át, hogy aznapra milyen feladataid vannak
Minden nap mikor felkelsz és még friss az elméd nagy vonalakban gondold át az aznapi teendőket. Nagyon fontos, hogy a "Nagy feladatokra" összpontosíts. Az apró feladatok elveszik a fókuszt.
#2 Írd le egy papírra.
Mindig tarts magadnál egy jegyzetfüzetet, vagy kis noteszt és írd fel aznapi elintézendő fontos feladataidat. Ez azért fontos, mert így csak előveszed a papírt és már látod is, hogy még milyen dolgaid vannak hátra.
#3 Válasz ki 5 darab fontos feladatot
A leírt feladatok közül válassz ki 5 darabot. Olyan feladatok legyenek amiket, mindenképp meg szeretnél csinálni még aznap. Csak a legnagyobbakat!
#4 Priorizálás
A priorizálás nagyon fontos. Itt kell megkülönböztetned, hogy melyik feladat mennyit ér számodra.
#5 Mindig a legnagyobbal kezd ami a legtöbb időt veszi el
Mindig a legnagyobb feladattal kezd és úgy haladj a "könnyebb" feladatok felé.
Így kettő pozitív dolog is fog történni:
- A legnehezebb feladatod elvégezted
- Látod, hogy haladtál és így motiváltabb leszel
#6 Használd a 20/80-as szabályt
Eredetileg Vilfredo Pareto olasz közgaszdász alkotta meg 1906-ban azt a matematikai képletet, amellyel az egyenlőtlen vagyoneloszlást (a javak egyenlőtlen eloszlását) írta le megfigyelései alapján.
Pareto azt állította: a megtermelt javak 80%-a a társadalom 20%-ához kerül. A társadalomra jellemző vagyonelosztás során. Dr. Joseph Juran (1930 és 1940 között) hasonló megállapításra jutott a minőségügy területén. Juran megfogalmazásában: (bekövetkező) problémák 80%-át a hibák (az elkövetett hibák) 20%-a okozza.
Ha ezt a szabályt vesszük alapul akkor valahogy így néz ki a mi felfogásunkban: Az időd 20%-át tervezésre és a maradék 80%-át pedig a megtervezett időbeosztásod alkalmazására fordítod.
#7 Az összes feladatot addig csináld, míg be nem fejezted
Mindig az adott feladaton legyen a fókusz. Egy feladatot mindig addig csinálj míg azt be nem fejezted. Mikor végeztél a feladattal húzd ki a papírodon, és térj rá a következőre.
#8 Ha megvagy egy feladattal ugorj a következőre
Ahogy előbb is írtam lépj tovább, de csak akkor ha teljesen végeztél az előzővel.
#9 Iktass ki minden zavaró tényezőt, hogy maximálisan tudj fókuszálni, így sok idő megtakarítható
Talán az egyik legfontosabb részhez érkeztünk.
A figyelemelterelők:
- Gmail
- Messenger
- TV, Zene, Telefon
Nagyon nehéz, de meg kell,hogy fogadd a tanácsom: amíg nem tudsz 100%-an koncentrálni a feladatodra, addig az a feladat mindig több időt fog igénybe venni, mint amennyire eltervezted. pl.: Kell írnod egy panasz e-mailt "X" üzletnek. Ha neked mindig pityeg a telefonod, illetve facebookon, messengeren mindig ír valaki és te még válaszolsz is rá, akkor egy kb maximum 10 percet felölelő e-mail megírása 30 perc vagy még több fog lenni. Próbáld csak ki, ha nem hiszel nekem.
#10 Használj figyelmeztetőt
Ha már annyira ügyes vagy, hogy körülbelül be tudod állítani magadnak azt, hogy mennyi időbe fog telleni egy feladat elvégzése, nyugodtan állíthatsz magadnak határidőt. pl. Telefonon emlékeztetőt állítasz be, hogy jöhet a következő feladat hamarosan, de arra figyelj, hogy ne vonja el a figyelmedet. Csak az emlékeztetőt kapcsold ki, ne kezdj el Facebookozni ...
Hamarosan folytatom a cikk írását, ahol egy alkalmazást fogok bemutatni. Kövess a facebookon, és olvass a cikkek között.
*Képek forrása: a képre kattintással elérhető
